Schrijf geen bureaupitch uit, maar kies voor chemie

In de afgelopen jaren heb ik, samen met collega’s, tientallen pitches mogen doen namens ons bureau. En jazeker, regelmatig werd er iets gewonnen. Maar nog belangrijker, er werd altijd wel weer iets bijgeleerd. Een bureaupitch is namelijk een lastig fenomeen, simpelweg omdat er veel fout kan gaan. Terwijl er naar mijn idee eigenlijk maar één element echt belangrijk is: chemie. Ik geloof dat wanneer chemie ontbreekt, er nooit gewonnen zal worden. Hoe geweldig en spectaculair de vorm, content of creatieve invalshoeken ook zijn.

Chemie wint, altijd
Een potentiële klant kiest namelijk altijd voor het bureau waar de meeste klik mee is. Waar hij zichzelf mee ziet samenwerken, waar hij tijd mee wilt doorbrengen en dat hij vertrouwt. De sociologie hierachter is vrij simpel: wij zijn nu eenmaal meer gesteld op mensen die voldoen aan onze verwachtingen, die ergens op ons lijken. We begrijpen ze beter en worden niet verrast. Ergo, we willen met ze samenwerken en daarom huren wij ze ook in.

Tips voor een chemistry-meeting
Steeds meer organisaties, groot en klein, kiezen er voor om geen ingewikkeld RFP-proces op te starten. Zij doen vooraf goed hun huiswerk en kiezen voor een chemistry-meeting. Oftewel, onder het mom van een kopje koffie nodigen zij zichzelf uit op jouw kantoor om te zien of er een klik is. Dit klinkt natuurlijk als een light-versie van een pitch maar vergis je niet, ook hierbij is het zaak om scherp te blijven. Een paar tips:

– Bereid je goed voorZorg dat je achtergrondinformatie hebt over de personen die langskomen. Weet waar ze gewerkt hebben en of er wellicht overlap is binnen de professionele netwerken. Verdiep je in de actuele wereld van de klant en weet wat er speelt.

– Een goed begin is het halve werkZorg dat je sterk start, met genoeg energie om een fijne, eerste indruk achter te laten. Zet een stap naar voren, toon interesse, laat je voorbereiding merken en ga de dialoog aan. Een grapje kan, mits geplaatst natuurlijk.

– Wie gaat er mee?Altijd meer dan 1, minder dan 5. Een beetje huiswerk leert je waarschijnlijk al vrij snel met hoeveel personen zij komen. De gouden regel: zelfde aantal – 1. Zijn zij dus met 5, dan jullie met… precies. Let wel: alleen personen met een duidelijke rol mogen aanwezig zijn.

– Wees jezelf en blijf kalmNatuurlijk ga je voor de chemie, dat begrijp ik. Maar doe je niet anders voor. Voor de lange termijn is het altijd verstandig om dichtbij jezelf te blijven. Wees oprecht en struikel bijvoorbeeld niet over een falende WIFI-verbinding. Word je pissig en verlies je de controle? Dan gegarandeerd ook de klant.

– Houd contactIQ verliest het soms van EQ. Zeker als je in auto-pilot zit en vol overgave over jouw / het bureau vertelt. Zorg dat je iemand binnen jouw team hebt met voldoende empathie om de hints van desinteresse of verslapping op te pikken. Daarna energie omhoog en doorpakken!

– Verspreid je aandachtDenk maar zo, alle aanwezigen hebben een rol. Vergis je zeker niet in het gegeven dat de aanwezige CEO of CMO waarschijnlijk de finale keuze maakt. In de meeste gevallen gaat hij of zij mee met de mening van de groep. Waarom? Omdat hij niet dagelijks hoeft samen te werken met het PR bureau.

– Blijf communicerenVeel bureaus vergeten na een chemistry-meeting om contact te maken. De bal, zo denken zij, ligt in de hoek van de potentiële klant. En ook al is dat misschien wel een beetje waar, een korte e-mail of tweet laat enthousiasme en betrokkenheid zien. Geen communicatie het tegenovergestelde.