Procurement, de hel voor bureaudirecteuren

De afgelopen weken waren wij betrokken bij een bureaupitch. Ik schrijf dit blog op het moment dat de uitslag daarvan nog onbekend is. Maar de kans dat wij gaan winnen is niet al te groot. De reden daarvoor kán inhoudelijk zijn. Reden: Our offer wasn’t even considered. In een veilingsysteem. Daar kwam nog bij dat dit bedrijf een betalingstermijn hanteerde van 3 maanden, 7 dagen, nadat de opdracht én afgerond was en ook nog officieel goedgekeurd. Ik mag vanwege het ondertekenen van een NDA de naam van het bedrijf niet noemen. Wat ik oprecht betreur. Want wat mij betreft moeten partijen die er dit soort praktijken op nahouden aan de hoogste boom geknoopt worden.

Slikken of stikken
De mensen aan klantzijde die inhoudelijk met ons willen samenwerken zijn er overigens ook maar mooi klaar mee. Het is verstandig dat zij zelf geen prijsonderhandelingen doen. Ik snap echt wel dat kosten beheerst moeten worden en dat een afdeling procurement een functie heeft. In dit geval ging dat echt elke perk te buiten. Aan de achterkant moesten we de terms & conditions maar slikken. En aan de voorkant werden onze uurtarieven geveild. Wij weten heel goed hoe onze tarieven in de markt liggen. In de league waarin wij actief zijn, zijn we zeker geen dure partij. Ik weiger te buigen voor de macht van een wereldspeler waarvan de afdeling procurement de stijl van slikken of stikken hanteert.

Liquiditeit van cruciaal belang voor MKB-bedrijven
Wij hebben principes als het gaat om goed opdrachtgeverschap. De wet schrijft voor dat de officiële betalingstermijn 30 dagen is. Partijen kúnnen overeenkomen dat er een betalingstermijn gehanteerd wordt van maximaal 60 dagen. Ik vind dat grote bedrijven daar veel te weinig verantwoordelijkheid in nemen. De grens van 60 dagen wordt vaak opgezocht. Een grens die in de praktijk vaak nog wel wat langer duurt omdat het soms wat tijd kost voordat er een PO-nummer is aangemaakt. Ja, zeggen sommigen. Hoe groter je klanten worden, hoe meer je betalingstermijn naar boven schiet.  Ik hoop toch dat er op afdelingen procurement steeds meer een ander geluid komt. Een geluid waarbij MKB-bedrijven netjes binnen 30 dagen betaald kunnen worden. Liquiditeit en werkkapitaal is van vitaal belang voor ondernemingen van onze omvang. Dat geldt nog meer voor onze onderaannemers, zoals drukkerijen, cameramannen en bijvoorbeeld standbouwers. Wij willen zelf graag bekend staan als een goede en fatsoenlijke betaler. Gelukkig is het gemiddelde betalingsmoraal wel iets verbeterd ten opzichte van een paar jaar geleden. Maar de oproep uit 2015 dat grote bedrijven MKB-bedrijven massaal sneller zou gaan betalen zien we nog zelden.

Een aantal tips voor als je met procurement te maken hebt:
Ik hoop dat de gehele branche er net zo instaat als wij, en niet onder tarieven willen duiken om maar een klus te krijgen. Ik snap dat niet iedereen zich die luxe kan permitteren maar ik vind dat dit soort praktijken uitgebannen zouden moeten worden (gelukkig dook maar 1 bureau onder ons en werd hun bod wellicht geaccepteerd). Als je dan toch met procurement om de tafel gaat, dan heb ik een aantal tips.

Check de rechtbank waar je zaken mee doet.Hoe vaak wij in contracten zien staan dat je zakendoet met een partij waarvan de rechtbank in Californië, London of anderszins is gesitueerd. Vraag altijd om een Nederlandse rechtbank. Met het Nederlandse recht ben je bekend en je doet waarschijnlijk ook zaken in Nederland, en dus is dat legitiem. 

Begrens je aansprakelijkheid.
Waarschijnlijk ben je verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. Vaak is er in contracten niets geregeld over de hoogte daarvan. Zorg dat die in lijn gebracht worden met de bedragen in je verzekering. 

Begrens je opdracht goed
Begrens je opdracht heel goed. Zodat je geen discussie krijgt over het wel/niet mogen versturen van een factuur omdat er een onderdeeltje nog niet afgerond is. 

Bekijk het factuurmoment
Kijk heel goed naar het factuurmoment. Kun je dat naar voren halen? Give it a try. 

Procurement moet zijn bestaansrecht ook aantonen
Je weet, als je met procurement om tafel zit, dat zij een resultaat moeten boeken. Dat is meer een principekwestie dan dat er veel vanaf hangt. In ons geval. Voor hen zijn wij qua omvang van de deal niet meer dan een tussendoortje. Maar bij dat tussendoortje moeten zij wel iets halen. Zorg dus altijd dat zij dat ook kunnen doen. Bij een uurtarief dat je niet zo vaak gebruikt, bij een standaardproduct waarvan je weet dat de kans klein is dat je het vaak gaat leveren. Verzin iets. Zij weten minder van de inhoud dan jij. 

Vecht de betalingstermijn aan.
De wet is hierin echt duidelijk. Langer dan 60 dagen mag niet. Pas als beide partijen kunnen aantonen dat langer dan 60 dagen echt een goed idee is, dan mag het. Accepteer dus geen enkele termijn die langer is dan 60 dagen. Als je dat wel doet, dan houd je een illegaal systeem in stand. 

Doe een moreel appèlSoms haalt het iets uit. Leg uit waarom het voor jou van vitaal belang is dat er goede financiële voorwaarden liggen onder een contract. Dat is goed voor de vitaliteit van je bedrijf, en ook voor een gezonde klant<>bureaurelatie.

Ik ben ten aanzien van dit verhaal vooral benieuwd hoe bureaudirecteuren enerzijds, en inhoudelijk verantwoordelijken aan klantzijde, anderzijds hier tegenaan kijken. Rest mij ook nog te zeggen dat ik heel blij ben met onze huidige klanten die er over het algemeen een zeer fatsoenlijk beleid op nahouden. En ook al deze bedrijven verdienen een pluim voor hun fatsoenlijke gedrag.