4 fijne lifehacks voor elke professional die met Google Apps werkt

Waar je mij altijd blij mee kunt maken zijn nieuwe apps of waardevolle snufjes die ik nog miste in mijn workflow. Dat is de reden waarom ik vandaag speciaal voor jullie 4 fijne add-ons of apps op een rij heb gezet die je kunt gebruiken in combinatie met je G Suite (het voormalige Google Apps). Apps die je helpen wat efficiënter te werken, en dat is natuurlijk altijd van harte welkom!

Google Keep en de integratie met Google Docs
My personal favorite die ik maar al te graag met jullie deel: Google Keep. Google Keep is een zeer uitgebreide notitie-app –  beschikbaar als los programma, online of als app op je telefoon. De opties zijn legio: Slepen en ordenen, lijstjes maken en categoriseren met tags en kleuren, afvinken en archiveren, inspreken of foto’s plaatsen. Daarnaast is het mogelijk om herinneringen toe te voegen aan bepaalde lijsten of deze te delen met collega’s of vrienden. Kortom: ideaal dus!

Vanaf gisteren is Google Keep officieel opgenomen in de G Suite (voorheen Google Apps) en bevat Google Docs een integratie met Keep. Dat betekent dat je deze vanaf nu kunt openen vanuit je Google Docs (bijvoorbeeld in documenten) via Extra > Keep Notitieblok. Notities die je gemaakt hebt of stukken die je onderweg geschreven of ingesproken hebt kun je vanaf nu direct op de goede plek in je documenten slepen. In dit artikel vind je een voorbeeldfilmpje.  Dit scheelt je weer wat extra mails naar jezelf vanuit notities!

Boomerang for Gmail
Een ander lifehacking-pareltje voor drukke schema’s is Boomerang: deze extra add-on voor Gmail herinnert je aan onbeantwoorde of onbekeken e-mails en kaatst deze als het ware terug: de boomerang dus. Wanneer je een e-mail verstuurt kun je via het Boomerang-vinkje aangeven wanneer je herinnerd wilt worden aan deze e-mail. Bijvoorbeeld: Wanneer Jos vóór morgenochtend 9:00 uur niet gereageerd heeft. De mail wordt dan morgenochtend om 9:00 uur automatisch teruggestuurd naar je inbox. Je kunt hierbij kiezen uit de opties ‘bij geen antwoord’, ‘wanneer niet geopend’, ‘wanneer niet geklikt’ of ‘altijd’.

Daarnaast gebruikt Boomerang artificial intelligence om te laten zien hoe waarschijnlijk het is dat mensen op je e-mail gaan reageren. Ze gaan hierbij uit van de lengte van je onderwerp, het aantal woorden, het aantal vragen en het leesniveau.

Nóg een voordeel aan Boomerang: je kunt hier ontvangst- en leesbevestigingen mee aanzetten! Heel fijn voor de mensen die deze optie enorm missen in Gmail.

Goals for Google Calendar
Je kent het wel: je moet érgens vandaag die klant even bellen maar je hebt geen idee wanneer. Of je wil 3x in de week een uurtje hardlopen, maar er staat zoveel in je agenda dat je na 3 keer plannen alweer afhaakt. Google Calendar heeft de optie Goals in hun app zitten waarmee je – de naam zegt het al – je doelen daadwerkelijk in kunt plannen om ze te bereiken. Zo kun je kiezen uit sporten, skills opbouwen, vrienden & familie, me-time en organisatie. Door te beantwoorden wat je wil doen, wanneer en hoe lang plant Goals deze doelen automatisch in je agenda op een vrij plekje.

De ‘Verkennen’-optie in Google Docs
Dat sterretje rechts onderin mijn scherm doet me altijd een beetje denken aan het paperclipje uit Word, wat misschien de reden is dat ik het nooit opende. Tot ik een keer klikte en ontdekte dat het onwijs handig is! De Verkennen-optie haalt informatie op op basis van de links die je in je document hebt geplaatst. Daarnaast is het een ultiem handige manier om snel informatie op te zoeken over iets uit je document (bijvoorbeeld snel even checken wie die spreker is die genoemd wordt) of om direct foto’s te Googlen en in je tekst te plaatsen. Handig!